Екатерина Новопашина «Оптимизировала бизнес-процессы, делегировала управление и ушла в отпуск на 2 месяца»

Основатель проекта «Любимое дело». Помогает взрослым найти профессию или направление в бизнесе, которое приносит удовольствие и хороший доход. Занимается профориентацией подростков. Основала благотворительный проект по профориентации ребят из детских домов и малообеспеченных семей.

Было: загнанность и выгорание, большая занятость и нагрузка в бизнесе, только работа и семья, нет времени на общение и хобби.

Стало: благодаря выстроенным процессам работает 2−4 часа в день, наслаждается жизнью, танцует, путешествует. За 2 месяца отпуска бизнес сгенерировал тот же уровень чистой прибыли, что и при полной занятости.

Когда ты четко поняла, что надо что-то менять в работе и в жизни?

Примерно 1,5 года назад, в мае 2020 года. Я очень сильно устала. На тот момент моему проекту было 4,5 года, и все это время я только работала и занималась семьей. Было ощущение, что нет сил, нет энергии, нет понимания, что дальше, куда двигаться. Вроде ты много всего знаешь, но вообще непонятно, что делать.

Бывало, я просто плакала от усталости, но заставляла себя работать и совершенно не умела переключаться ни на что другое. Могла плакать сразу с утра, потому что не успевала восстанавливаться за ночь, а впереди снова сверхэффективный день.

Вся моя жизнь состояла из работы. Я везде сидела за компьютером, выступала, почти ни с кем не общалась и не встречалась вне проекта. Постоянно занималась улучшением продукта, стратегией, маркетингом, внешними консультантами. Юридические вопросы, финансовые… Каждая секунда на счету!

Пробовала ли ты как-то улучшить ситуацию, восполнить силы?

Все годы я вкладывала время, деньги, ресурсы, внимание в бизнес-инструменты, а тут впервые посмотрела в сторону психологии — начала искать причины своего состояния, прошла несколько трансформационных игр.

На одной из них ключевым инсайтом стало то, что мне нужно провести очищение в жизни. Я сразу пошла во всякие голодания, расхламление. Направила внимание на себя, свое настроение, а не на бизнес. Но это был только первый шаг — я осознала, что мне нужен взгляд со стороны, наставник.

Как ты поняла, что именно Леша сможет тебе помочь?

На тот момент мы уже были знакомы около 1,5 лет, хорошо общались. Я понимала, что он эксперт по ряду вопросов в моей нише и в инфобизнесе в целом.

У меня сложилось о нем впечатление как о системном и устойчивом руководителе — у него есть управленческие компетенции и навыки. И в целом было ощущение, что он сам гармоничная личность. Наверное, я с него считывала состояние, к которому сама хотела прийти: спокойное, неторопливое, расслабленное, устойчивое.
Сейчас на нашем рынке очень много тех, кто призывает: «Давай вперед! Масштабы, прогресс, х10!». А в тот период мне этого совершенно не хотелось и до сих пор не хочется. Я не иду учиться к таким людям. Вот как раз у Леши было другое состояние, которое я хотела перенять
Он очень отдающий человек. Я это заметила во время наших личных встреч. Абсолютно без ожиданий, бескорыстно, открыто, подробно он делился со мной очень ценными вещами по работе. И смысл не в том, что он мне говорил, а в том, с какой это было подачей и добром.

Плюс я читала его посты в блоге, который он тогда только завел, и философия ленивого продюсера мне очень откликалась. Хотя раньше я все время это осуждала, думала, как вообще можно лениться? Каждая секунда на счету! Вот я вся такая трудолюбивая, такая вся эффективная. А потом я поняла, что вообще-то просто завидую. И если завидую, значит, хочу. И я пошла на это его состояние и личностные качества.

Именно работа с ним стала для меня фундаментально значимой. Я пришла к нему с одним, а получила совсем другое — то, что реально мне помогло. И это были не только бизнес-инструменты.

В мае 2020 года я просто интуитивно решила написать Леше. Мы созвонились, он меня поддержал, и в итоге я попросилась в работу. У него тогда не было системной практики — он не брал людей в наставничество, но согласился

С каких шагов вы начали разбирать проблему твоей загруженности? Какие точки роста нашли?

Мы начали с того, что расписали мои роли в бизнесе, мою занятость и задачи. Я даже не осознавала, что у меня их так много.

Во-первых, я собственник и руководитель, и почти все управленческие функции несла самостоятельно. Вторая роль — это лицо бренда и блогер. А это много выступлений, контента и коммуникаций с аудиторией. Все было завязано на мне и моей личности.

Третья роль — это автор продуктов. Я сама их создаю, дорабатываю и улучшаю. Четвертая роль — маркетинг. Я глубоко погружалась в работу процессов и инструментов. И пятая роль — благотворительный проект. Как волонтер я занимаюсь всеми вопросами этого направления.

Мы прописали в цифрах, сколько уходит времени на каждую задачу в день, неделю и месяц. Стало очевидно, что у меня очень высокая занятость, ответственность, нагрузка — и все это не вмещается ни в какие приемлемые рамки.

Какое решения в бизнесе и проектах пришлось принять, чтобы высвободить твое время?

Мы начали смотреть, какие задачи я сама себе придумала, и как мне их минимизировать. Какие-то Леша помог решить с помощью конкретных идей и инструментов из своего опыта — подсказал и подсветил важные моменты. Например, что можно не делать, что передать такому-то человеку в команде, что вообще получится убрать, потому что это не влияет на результат, а что стоит сократить в 3 раза.

Дальше я начала осознавать, сколько хочу работать. Поставила себе задачу перейти на четырехчасовой рабочий день. Для этого надо было привести дела в такую структуру, чтобы это стало возможно не только в фантазиях, но и на деле. Этим мы и занялись. Примерно за пару-тройку недель навели во всем большой порядок — и я почувствовала себя свободнее.

Мы с Лешей провели подробную ревизию внутренних проектов компании. Прописали сложности, которые мешают их закончить, нужный результат и время на каждый. Я увидела, кому могу передать ответственность, чтобы меньше участвовать в операционке

Я достаточно быстро делегировала очень много задач — от каких-то отказалась совсем, какие-то оптимизировала, сократила на них время

Решение работать намного меньше далось легко? Были опасения?

Мне было очень страшно все менять. Все, что у меня было — семья и работа. Я боялась, что мне нечем будет заполнить высвободившееся время, кому я буду нужна и все такое. Ведь трудоголизм — это своего рода зависимость. Боялась, что потеряю деньги.

Леша меня очень поддержал. Тогда же он впервые порекомендовал мне психотерапевта, к которым я никогда не ходила. Мы проработали многие страхи буквально за одну консультацию, и это все подкрепило мою внутреннюю уверенность в том, что надо идти этим путём.

Как ты стала смотреть на бизнес и свою роль в нем? Были неожиданные осознания?

Леша показал своим примером, своим образом мышления, что бизнес нужен для жизни, а не жизнь для бизнеса. Это очень сильно поменяло мою картину мира, потому что раньше я о таком вообще даже не задумывалась.

Он объяснил мне, что существуют два типа предпринимателей: одни меряются доходами и цифрами, а другие смотрят, сколько денег зарабатывают за единицу рабочего времени. То есть не факт, что человек, который много зарабатывает, более успешен, чем тот, который зарабатывает меньше, но при этом мало работает.

Я поняла, что для меня это абсолютно новая мысль, но она мне откликается. Долгое время я сама гналась только за цифрами. Конечно, я делала то, что нравится и получается, видела рост, но впервые начала осознавать, что действительно — не жизнь для бизнеса, а бизнес для жизни. Жизнь на первом месте. Я на первом месте. Сколько раз я это слышала, но я так не жила, а благодаря Леше начала. При этом деньги никуда не ушли.

Июль 2020 стал поистине переломным. Я стала плавно выходить из многих рабочих процессов, отпускать контроль, учиться больше доверять. Отказалась от того, что делать не хочу, хотя надо. Разрешила себе расслабиться и просто жить

Какие изменения удалось внедрить в работе с командой и системе управления, чтобы сократить твое участие?

Многие процессы стали работать более прозрачно и системно.
Мы провели оценку ключевых сотрудников, их профессионализма и потенциала — я увидела, куда и как их развивать. Это тоже очень важно, потому что иногда сложно оценивать свою команду. Я отношусь к людям с большой любовью, мне кажется, что все хорошие и классные.
Для меня было очень ценным, что Леша извне посмотрел на мою команду, обозначил плюсы и минусы, показал, что можно подтянуть, и взялся за это. А я успокоилась и перестала бесконечно мучиться сомнениями, все ли ок
В первую очередь, углубились в маркетинг, где было больше всего дыр. Навели там порядок, хотя это было сложно: у нас много цифр, процессов, людей (на тот момент в команде было 40 человек).

Занялись автоворонкой, SMM. Внедрили алгоритм описания должностей, наладили отчетность сотрудников, которой мы пользуемся и сейчас. Вот уже 1,5 года все это работает, а управленческие функции я передала исполнительному директору.

Леша вместе с моей командой разработали подробные документы по автоворонке: прописали должностные инструкции, посчитали окупаемость, расписали сценарии действий и аналитику

Какой самый ощутимый результат дала оптимизация бизнес-процессов лично тебе?

В июле 2020 года первые за почти 5 лет работы проекта я ушла в отпуск на 2 месяца. Вышла из всех рабочих чатов и процессов. На это время у меня не было никаких обязательств.

При этом эмоционально я была готова, что мы заработаем ноль или уйдем в минус, но мне уже было абсолютно все равно. Я просто хотела отдыхать и наслаждаться жизнью. Все произошло очень быстро. В июне мы поговорили и начали совместную работу, а в середине июля я ушла отдыхать.

Леша убедил меня, что ничего не рухнет, все будет нормально. Он очень поддержал меня и мою команду — даже стал наставником для моего исполнительного директора и коммерческого директора.

В результате, без меня все справились — команда принесла ровно столько же денег, сколько и тогда, когда я работала.

Я передала Леше в наставничество двух ключевых людей и в какой-то степени свои обязанности на период своего отдыха

Можешь вспомнить момент, когда уже задышалось свободнее?

Через 3 недели после начала моего отпуска. Первые 2 недели я еще была в тревоге. Переживала, беспокоилась: «Как же там вообще все без меня? Что же там будет происходить?». Потом расслабилась и выдохнула.

Я была на связи с Лешей, он общался с командой и периодически записывал сообщения: «Всё в порядке, отдыхай. Все хорошо». И я выдыхала.

А когда я получила свою чистую прибыль через месяц отдыха, которая была такой же, как когда я не отдыхала, поняла: «Ничего себе! Оказывается, так тоже бывает».

Чем ты занималась во время отпуска? Какие возможности он открыл?

Я была преимущественно дома, и это было очень классно. В этом и был смысл — не сбежать куда-то, а остаться в своей привычной жизни и увидеть ее такой, какая она есть. Здесь, в своем доме, быть и кайфовать. Я осталась в городе и просто наполнила свою жизнь так, что теперь мне некогда работать как раньше.

Начала знакомиться, общаться офлайн. Сейчас у меня очень классный круг общения из подруг, друзей, семей.

Стала много заниматься бальными танцами — сейчас хожу на тренировки 5 раз в неделю. Раньше я не могла себе такое позволить даже по времени, а теперь езжу на турниры, побеждаю, шью платья.

Мой первый танцевальный турнир 31 октября 2020 года. Для меня это была кардинально новая мечта за пределами всех комфортных зон, и я ее реализовала

Во время отпуска я стала более вовлеченно заниматься развитием детей.

Тогда же у меня появилась идея открыть альтернативную школу — моему сыну как раз надо было идти в первый класс. Идея сумасшедшая — собственная школа альтернативного образования, как это вообще возможно? Но внутри звучал голос: «Катя, ты должна попробовать». И все получилось. Мы открыли такую школу в моем городе, и теперь сын в ней учится.

1 сентября 2021 года. Мы ведем сына в первый класс. В школу, где я — соучредитель.

Благодаря новым идеям и моей высвободившейся энергии стали реализовываться

такие глобальные мечты. Это очень круто!

А еще я пришла в очень хорошую физическую форму. После двух родов много лет я не могла достичь этого никакими способами — получается, что Леша и в этом помог. Он высвободил мне время и энергию на то, чтобы я занялась этими вопросами.

Так что теперь я еще и идеально выгляжу и кайфую от себя. У меня больше времени на уход, заботу. Появились силы и желание наряжаться, краситься.

Как ты оцениваешь свою рабочую нагрузку сейчас?

Я стала сильно меньше работать — по 2−3 часа в день, иногда по 4−5. Например, когда идут перезаписи продуктов, работаю побольше.

Благодаря Леше внедрила еще один выходной в середине недели, и уже на протяжении 1,5 лет у меня стандартно выходной по средам. 3 раза в году ухожу в отпуск и отключаюсь на 10−14 дней, легко могу брать себе дополнительные выходные. Отпустила контроль и делегировала большую часть управления.
Мои основные задачи сейчас — это ведение блога и работа с продуктами. Меня это вполне устраивает.
На управление я трачу пару часов в неделю
Руководство частично сменилось, но это тоже нормально — люди достигают своего потолка. Сейчас я кого-то подрастила изнутри, кого-то взяла извне. Этот процесс прошел легко. Например, смена того же исполнительного директора была достаточно комфортной — думаю это произошло благодаря тому, что многие процессы уже были настроены и остаются устойчивыми.

Мои клиенты получают классные результаты, команда идеально справляется с предоставлением продуктов и сопровождением курсов, а у меня есть пространство для творчества и новых идей

Что стало для тебя самым ценным в работе с Лешей?

Первая и главная мысль, которая стала для меня инсайтом: «Бизнес для жизни, а не жизнь для бизнеса». А вторая мысль — крут не тот предприниматель, который много зарабатывает, а тот, который мало работает и при этом зарабатывает достаточно.

Благодаря Леше у меня впервые появилась идея, что я хочу сбалансированной, более легкой и радостной жизни, в которой есть больше, чем только семья и работа. С его помощью я начала этот путь 1,5 года назад и могу сказать, что 2021 для меня — это супер крутой, просто идеальный год с точки зрения баланса всех сфер жизни.
Леша поменял мое мышление. Это намного важнее любых табличек и всего остального. Леша стал для меня спокойным, уверенным другом, который сказал: «Расслабься, тебе можно». Можно не жить ради работы
Из уставшей, загнанной и выгоревшей женщины я стала очень гармоничной, счастливой, расслабленной и кайфушной. При этом мой бизнес работает. Спокойно, стабильно и системно. Я в нём есть и выполняю те же роли.

Мне хватает времени сделать работу и полноценнос отдохнуть. Я спокойна, а не в тревоге — все делаю без стресса и в очень классном состоянии. И я считаю, что это супер результат. Именно Леша помог мне его сформулировать и достичь.

Есть два типа людей. Те, кто как заведенные все равно бегут к иксам, и те, кто хотят спокойно, системно, вдолгую работать. Думаю, Леша как раз про второе. К нему идут люди с подобными ценностями и задачами. А те, кому нужно резко выжать из себя и из команды максимум, скорее всего, пойдут к кому-то другому.

У меня появился мощный круг личных подруг. Раньше я даже дружбу втроем не могла представить, а сейчас нас много! Часто встречаемся, отмечаем дни рождения, путешествуем и наслаждаемся этим временем вместе

Как бы ты описала свое сегодняшнее состояние, настроение?

Гармоничное, легкое, счастливое, радостное, женственное, ресурсное.
Я поняла, что нахожусь на комфортном уровне жизни. У меня есть хороший запас денег, которых моей семье хватит на пару лет. Я реально могу позволить себе просто кайфовать и работать из радости, а не для выживания или доказательства.

Постепенно ушло желание доказывать маме, папе и всему миру, какая я крутая. Я просто наслаждаюсь процессом. И позволяю себе делать это столько, сколько мне будет нужно. В этом позволении себе жить очень много радости. Это и есть про жизнь. Мне кажется, многим предпринимателям важно услышать это прямо сейчас.

У меня очень-очень круто и мощно развиваются отношения с самыми важными для меня людьми в позитивную сторону. А дети — это вообще бесконечное поле для развития

Что планируешь дальше? Какую следующую вершину будешь покорять?

А вот никакую:) Сейчас у меня яркая, разнообразная, полноценная, по-настоящему классная жизнь в разных ролях. Я есть как предприниматель, есть как блогер, а есть как руководитель. И плюсом еще куча других ролей, которые делают меня счастливой. Хочу быть в этом моменте.

Недавно я задавалась вопросом: а что дальше? Типа классно, вот я в гармонии 5−6 месяцев, год и что? Доходы-то на одном месте. Я ж привыкла их все время растить, куда-то бежать. Но честно поговорив с собой, я поняла, что сейчас мне хорошо так.

Никуда не тороплюсь. Наслаждаюсь жизнью. Начала писать книгу. Играю на рояле, изучаю новые композиции. Хочу научиться играть на ханге — это типа железного барабана, недавно попробовала и мне понравилось.

Несколько новых проектов в процессе запуска. В следующем году планирую минимизировать влияние моей личности и моего личного бренда в бизнесе. Хочу пойти в индивидуальную работу с людьми, чего не делала очень давно — теперь для этого есть энергия.

Сбылась еще одна мечта! Мальдивы. Мне говорили, что это лучшее место на планете. Проверила. Это правда! Мы были там счастливы каждую секунду

Что бы ты сказала всем, кто хочет хорошо зарабатывать, но уже и так впахивает 24/7 и не может расслабиться?

Мой кейс не про х5, х10 — у меня была абсолютно другая задача. Часто мы гонимся за успехами, цифрами, результатами, иксами, чтобы потом приехать на очередную конференцию и рассказать друг другу, какой мы сделали прорыв. На определенном этапе это действительно важно и ценно.

Но если стоит задача радоваться процессу самой жизни, то может оказаться, что для этого и не обязательно делать х10. Но обязательно настроить процессы. Если просто взять и бездумно уйти, может рухнуть то, что ты строишь. У меня не рухнуло благодаря тому, что процессы были налажены — аналитика, задачи и команда.

Поэтому я абсолютно уверена, что на любом переходном этапе жизни важен наставник — человек, который подстрахует, поделится опытом и энергией. Когда у меня есть какие-то блоки, которые не позволяют перейти на нужный уровень, я всегда ищу человека, близкого по ценностям, по духу, который уже прошел ту стадию, в которой я нахожусь, которому я могу доверять. Я иду и говорю: «Пожалуйста, помоги».

Найдите такого человека. Возможно, Алексей Корзун — именно он. Идите к нему и работайте.

Итого мои результаты как собственника:

✅ Аудит времени. Удалось хорошо высвободить мое время, многие задачи убрали и оптимизировали.

✅ Проработка убеждений и мышления в целом. Я ушла в отпуск на 2 месяца просто жить и отдыхать. Бизнес при этом генерировал ту же чистую прибыль, что и при моей полной занятости и вовлеченности. Набралась сил и с огромным желанием продолжаю работать.

✅ Оценка ключевых сотрудников проекта, их профессионализма и потенциала. Успокоилась, поняла, что люди классные, увидела, как и куда их усиливать и развивать.

Системные результаты в бизнесе:

✅ Разобрались с тем, что происходит в автоворонке. Поняли, что она работает в минус (хотя до этого считали, что она приносит деньги), посчитали норму окупаемости.

✅ Составили подробную должностную инструкцию менеджера по автоворонкам. Адаптация сотрудника
в этой должности проходит быстрее и проще.

✅ Установили правила сбора статистики
и расчета. Сейчас могу сказать, что как минимум в автоворонке мы все внутри компании говорим на одном языке. Ежедневный контроль стал возможным и более очевидным.

✅ Наладили отчетность в отделе SMM.

✅ Внедрили алгоритмы описания должностей и настройки отчетности сотрудников, определили их ключевые метрики и управленческих метрики для руководителя.

Если вам понравились результаты Кати, и вы хотите так же:

1. Приходите ко мне на консультацию. Напишите в личку ТГ и договоримся. Попасть ко мне в консалтинг можно только после консультации.

2. Пройдите интенсив «Отдел продаж для онлайн-школ» и интенсив «Отдел трафика для онлайн-школ». После них вы уже сможете увеличить доход и настроить ключевые отделы в онлайн-школе.
Made on
Tilda